Provoz kanceláře je poměrně zásadní položkou v rozpočtu každé společnosti. Zvlášť při dnešních cenách energií, papíru a vlastně úplně všeho, co k provozu kanceláře patří, může jít o nepříjemný zásah do cashflow. Jak můžete v kanceláři ušetřit, aniž by se šetření dotklo pohodlí zaměstnanců?
Získejte kontrolu nad tiskárnou
Jedním z velkých výdajů v kanceláři je tisk. Jeden zaměstnanec za rok potiskne průměrně až 130 kilogramů papíru, a to se při dnešních cenách dovede na rozpočtu zásadně podepsat. Zvlášť, pokud máte zaměstnanců třeba padesát. Jak na tisku ušetřit?
Máte kvalitní tiskárnu a věnujete jí dostatečnou péči?
Koupit levnou tiskárnu se může zdát na první pohled jako příjemná úspora. Cena se však může nasčítat její vyšší spotřebou a samozřejmě také nižší životností, případně také větší nutností servisu. Při výběru tiskárny do kanceláře záleží na mnoha faktorech, které se odráží především od velikosti a potřeb vaší společnosti.
Oblíbenou volbou pro většinu kanceláří je multifunkční tiskárna, která slouží současně jako kopírka, skener apod.
Životnost tiskárny můžete prodloužit pečlivou péčí a údržbou. Jednou ze zásadních součástí péče o tiskárnu je použití kvalitních tonerů a pravidelné hloubkové čištění tiskárny. Na podrobnosti toho, jak vybrat nejlepší tiskárnu do kanceláře a jak na její údržbu se podíváme v samostatném článku.
Musíte tisknout skutečně vše?
Základem šetření při tisknutí je otázka – je to opravdu nutné tisknout? Spotřeba papíru a tonerů je v kancelářích často extrémně vysoká, protože si zaměstnanci tisknou i věci, které stačí mít v digitální verzi. Přestože dnes už trendu tisknout každý e-mail pomalu odzvonilo, někteří si tento zlozvyk stále drží. Udělejte ve firmě malou „inventuru“ toho, co všechno se tiskne a pokuste se spotřebu papíru i tonerů omezit rovnou u zdroje.
Nebojte se kompatibilních (alternativních) tonerů
Velkou úsporu do vaší kanceláře mohou přinést kompatibilní tonery. Co to kompatibilní toner je a jak ho používat?
Kompatibilní nebo také alternativní toner je tisková kazeta od jiného než originálního výrobce. Kvalitní kompatibilní toner odvede stejně skvělou práci jako originální. Kompatibilní tonery jsou zpravidla levnější než originální, náplně přitom často vydrží mnohem déle.
Jak prodloužit výdrž toneru?
Pokud vaše firma tiskne hodně, kompatibilní toner vám sice ušetří dost peněz, ale i tak se hodí znát pár triků, jak výdrž toneru prodloužit.
Docházející toner často netiskne příliš kvalitně a většinou dochází k jeho výměně. Přitom se dá ještě zachránit. Stačí ho pořádně protřepat, čímž se náplň rovnoměrně rozloží a toner, který by jinak šel do koše (nebo pro novou náplň) tak může ještě kvalitně potisknout desítky stránek. Tento postup se však vyplatí spíše u menších tonerů a může při něm dojít k úniku prášku, takže ho doporučujeme spíše jako krajní řešení.
Pokud tisknete klasický materiál, u kterého nepotřebujete špičkovou kvalitu tisku, k prodloužení výdrže pomůže přepnutí tiskárny do úsporného režimu nebo snížení kontrastu a rozlišení. Na první pohled nepoznáte rozdíl, přitom ušetříte výraznou část náplně.
Ušetřit můžete i na energiích
Další velkou položkou v rozpočtu za provoz kanceláře jsou energie. Zvlášť dnes, při prudkém nárůstu cen.
Zjistěte, zda zaměstnanci při odchodu z práce vypínají počítače. Je všude při odchodu z kanceláří zhasnuto? Přestože se může na první pohled jednat o maličkosti, v dlouhodobém horizontu můžete za energie zbytečně zaplatit klidně desetitisíce.
Další položkou na seznamu je udržovaná lednička.
Doma si většina z nás dává pozor na to, aby byla vždy důkladně zavřená a udržovaná. Nedáváme do ní teplé věci, protože přesně tím dochází ke zbytečnému plýtvání energií. A ze stejného důvodu ji i většina z nás pravidelně odmrazuje.
V kanceláři na tyto věci všichni najednou úplně zapomínají. Dejte zaměstnancům vědět, že jsou důležité i v práci a vaši uklízečku zaúkolujte, aby ledničku jednou za čas důkladně uklidila i odmrazila.
Ekologické může být i ekonomické
Ekologická rozhodnutí světu ukazují, že vám záleží na životním prostředí, současně díky nim můžete i ušetřit
- Řekněte ne jednorázovému nádobí.
- Tříděním odpadu méně zaplníte popelnice a můžete ušetřit na poplatcích za svoz odpadu. K tomu je potřeba zaměstnancům snadné třídění umožnit. Umístěte v kancelářích dostatek košů na tříděný odpad a třídit se bude samo.
- Ještě jednou se dostáváme k tisku. Pokud je to možné, tiskněte materiály oboustranně. Tím ušetříte papír (stromy) i finance.
- Jede vaše firma ve velkém v tisku reklamních materiálů? Zkuste dát větší prostor digitálnímu marketingu. Letáčků si dnes stejně všímá málokdo.
Zkusili jste služby virtuální asistentky?
Přemýšlíte o zaměstnání asistentky? Pokud máte malou až střední kancelář, bez sekretářky se pravděpodobně obejdete. Zvlášť v dnešní době, kdy si můžete jednoduše zaplatit službu virtuální asistentky, která zvládne veškerou agendu. Jen to kafe si budete muset uvařit sami.
Nezapomeňte na pravidelnou revizi techniky
Ať už jde o tiskárnu nebo počítače, není nic horšího, než když vypoví službu nečekaně uprostřed rozdělané práce.
Tomu můžete předejít pravidelnou kontrolou stavu používané techniky. Nezapomeňte ani na zálohování důležitých dokumentů – ať už do cloudu či na externí disky. Tím si ušetříte nejen finance, ale také nervy, kdyby skutečně mělo dojít na nejhorší.
Přečtěte si také:
Nebojte se alternativních náplní do tiskáren
Jak nejlépe skladovat inkoustové náplně do tiskáren?